5 redenen waarom papieren takenlijsten niet werken

5 redenen waarom papieren takenlijsten niet werken

Geen dag op de winkelvloer is hetzelfde. In de gemiddelde supermarkt worden per dag meer dan honderd taken uitgevoerd. Om het overzicht te behouden en de zaak op rolletjes te laten verlopen is taakmanagement essentieel.

In veel winkels wordt dit nog handmatig gedaan. Met papieren checklists, via Excel lijsten, WhatsApp groepen of email berichten. Hieronder 5 redenen waarom deze handmatige methodes niet het gewenste effect hebben.

  1. De informatie bevindt zich zelden daar waar de activiteiten plaatsvinden.
    Lijsten liggen op kantoor, ergens op een afdeling, iemand loopt ermee rond of ze raken zoek. Het zoeken naar de informatie kost onnodig veel tijd en leidt ertoe dat de lijsten vaak niet of pas later worden ingevuld.
  2. De informatie is vaak incompleet en incorrect
    Papieren lijsten worden vaak slordig en onvolledig ingevuld. Er is geen structuur, als informatie niet -of niet volledig- wordt ingevuld, komt dat pas later aan het licht. Vaak op het moment dat er een probleem ontstaat. Het invullen gebeurt meestal niet op het gewenste moment, waardoor belangrijke informatie vaak vergeten wordt en/of niet op tijd bij de juiste personen terecht komt.
  3. Informatie is moeilijk te delen
    Papieren checklijsten kun je niet met elkaar delen. Er zijn verschillende lijsten in omloop. Vaak lopen mensen te zoeken naar de juiste lijsten. Als afdelingsmanager kost het veel tijd om belangrijke informatie uit de lijsten met het team te delen. Ook overdracht vanaf papier is een uitdaging, zeker omdat er in de hectiek van de dag geen tijd is voor een rustige werkoverdracht tussen de verschillende diensten.
  4. Het overzicht ontbreekt
    Het verzamelen, checken en verwerken van de informatie uit papieren lijsten, WhatsApp berichten en e-mails is een tijdrovende taak, die in de hectiek van de winkelomgeving er nogal eens bij inschiet. Hierdoor is er geen overzicht van hoe de winkeloperatie er op de verschillende afdelingen, op de verschillende momenten voor staat. Afdelingsmanagers lopen het vuur uit hun sloffen om alles goed te laten verlopen en spenderen onnodig veel tijd met het oplossen van problemen en het dichtlopen van alle gaten.
  5. Trends zijn lastig te ontdekken
    Als winkeleigenaar/filiaalmanager wil je maximaal rendement behalen. Daarvoor is het belangrijk om tijdig te signaleren of er structurele uitdagingen zijn, bijvoorbeeld in de planning van personeel. Om de winkeloperatie goed te laten verlopen heb je de juiste mensen op het juiste tijdstip nodig. Je wilt dat je leidinggevenden bezig zijn met hun eigenlijke taken en zo min mogelijk met het dichtlopen van de gaten. Vanaf papier zijn deze trends/uitdagingen zeer lastig te ontdekken. Daardoor is de sturing reactief in plaats van proactief. Dit kost onnodig veel tijd en geld.

Geautomatiseerd taak management biedt rust en structuur

De inzet van digitaal taakmanagement maakt papieren lijsten overbodig.
BrandSentry heeft een platform ontwikkeld dat bestaat uit een digitale portal, in combinatie met een app. Deze app kan die zowel op telefoon, winkel PDA als op tablet worden gebruikt. Alle afdelingen met hun specifieke taken en activiteiten worden in dit platform gezet en zijn voor de medewerkers in de winkel op ieder gewenst moment beschikbaar. Iedereen kan snel en makkelijk zien welke taken voor hun afdeling gedaan zijn, wat nog gedaan moet worden en op welk moment.

De overdracht en communicatie tussen de verschillende diensten verloopt veel soepeler. Als er bijvoorbeeld iets misloopt in de ochtenddienst waardoor taken doorgeschoven worden naar de middag dan kan dit tijdig en met de juiste informatie via de app worden gecommuniceerd. Hierdoor zijn er geen onaangename verrassingen en ontstaat er meer begrip en harmonie in het team.

Voor de ondernemer of filiaalmanager biedt het platform een stuk rust en overzicht. Hij hoeft niet meer op alle afdelingen de verschillende lijsten te checken. Hij kan vanaf elke plek de gang van zaken checken via zijn mobiele telefoon. Hij kan dus vanaf thuis of onderweg zien wat er in de winkel speelt en kan proactief handelen.

Direct tijd besparen met digitaal taakmanagement 

Dankzij talloze standaard templates die hun nut ruimschoots hebben bewezen in de praktijk en de makkelijk te volgen opstart hulp in zowel de app als het online platform kun je snel aan de slag en zal je direct tijd gaan besparen.  Dat niet alleen, je krijgt daarnaast direct meer inzicht in de huidige winkelprocessen. We zien dat veel van onze klanten veel efficiënter gaan werken, kennis en kunde beter wordt benut en daar niet alleen tijd mee besparen maar tegelijkertijd hun bedrijfsresultaat verhogen.

Maak een vliegende start

Wij helpen je graag op weg, zo nemen we je indien gewenst de implementatie uit handen en zorgen voor op maat gemaakte templates, ingerichte teams/afdelingen en heldere instructies voor medewerkers.

Iets voor jou?

Ontdek het zelf

Om écht te weten hoe het werkt kun je het maar het beste gewoon proberen.