Wie kent ze nu niet, die goede oude vertrouwde papieren checklists? Zowat iedere winkel of supermarkt maakt er gebruik van. Dagelijks, wekelijks en maandelijks zijn er wel checklists in te vullen voor bijvoorbeeld de uit te voeren taken of de op te volgen veiligheidsmaatregelen.

De kans is groot dat dit in jouw winkel ook het geval is en dat je ze ook al vaak hebt vervloekt. Je kunt geen blanco checklist vinden, de gegevens zijn onleesbaar of de stapel is ondertussen zo hoog dat je amper nog kunt vinden wat je zoekt. En toch bestaat er een makkelijke en efficiënte oplossing hiervoor: de digitale checklist.

De overstap nog niet gemaakt?

Het is opmerkelijk om vast te stellen dat hoewel zoveel werkzaamheden ondertussen al gedigitaliseerd werden, de papieren checklist overeind lijkt te blijven. Digitaliseren van deze checklists in niet moeilijk en brengt vele voordelen met zich mee. Daarom zijn digitale checklists voor jouw winkel echt het overwegen waard. En achteraf vraag je je waarschijnlijk af waarom het zo lang duurde voor je de overstap maakte. Nog niet overtuigd? Lees hier de 7 voordelen van digitale checklists voor jouw winkel.

De voordelen van digitale checklists voor winkels en supermarkten

1. Menselijke fouten blijven beperkt

Bij een routineklus als het invullen van een checklist worden mensen al snel nonchalant. Het papier moet nu eenmaal ingevuld worden en dat gebeurt dan liefst zo snel mogelijk. Vakjes worden achteloos aangevinkt zonder goed te kijken. Dit maakt de checklist eigenlijk zo goed als waardeloos.

Ook heb je bij het invullen van een papieren checklist te maken met data-invoer die foutgevoeliger is als het door een mens wordt gedaan. Denk aan de juiste datum opschrijven, of het juiste tijdstip.

De digitale checklist daarentegen vraagt de aandacht van de gebruiker, geeft een melding als gegevens niet ingevuld worden en de data worden automatisch in het systeem verwerkt. Foutjes kunnen er nog altijd insluipen, maar de kans hierop neemt wel aanzienlijk af. Zeker als het veiligheidscontroles betreft is dit pure winst.

2. Tijdwinst

De tijdwinst laat zich zonder moeite raden omdat er alvast een handeling uitgespaard wordt. De data van de papieren versie van de checklist hoeven niet meer verwerkt te worden in een systeem en de hierdoor vrijgekomen tijd kun je ergens anders aan besteden.

Op deze manier vormt de digitale checklist een mooi voorbeeld van efficiënt taakmanagement. Er is bovendien ook geen risico dat het ingeven van de data zo lang uitgesteld wordt tot het verwerken ervan een onbegonnen werk lijkt.

3. Kostenbesparend

De stapel papier die je in je winkel moet gebruiken om het eindeloze aantal checklists op de aangegeven momenten en onderdelen te kunnen invullen, is enorm. Daar komen dan nog eens de kosten van de cartridges voor het afdrukken bij. Ook heb je bevestigingsmateriaal en bijvoorbeeld pennen nodig.

Allemaal materialen waarop he bespaart als je voor digitale checklists kiest. Bovendien bespaar je ook nog eens doordat je een menselijke handeling uitspaart en de ingeplande manuren dus effectiever inzet. Je slaat hier dus twee vliegen in één klap.

4.  Milieuvriendelijk en duurzaam

Het reduceren van de enorme stapel papier is een mooie bijdrage aan milieuvriendelijker ondernemen. Ga maar eens voor jezelf na in het archief van je winkel hoeveel papieren checklists zich daar al hebben opgestapeld door de jaren heen.

Ze vormen dan ook een pure bron van verspilling. Na het invullen en verwerken worden ze weggegooid of voor eeuwig naar het archief verbannen, geen mens die er ooit nog iets mee aanvangt. Zeker nu de zorg om het milieu steeds hoger op de agenda staat, is dit iets waar jij actief je steentje aan bij kunt dragen met jouw winkel.

5.  Duidelijk en overzichtelijk

Digitale checklists volgen een duidelijke structuur wat het voor de gebruiker veel makkelijker maakt en overzichtelijker houdt om in te vullen. Of kies voor een automatische melding als er een bepaalde checklist ingevuld moet worden. Denk maar aan de maandelijks terugkerende checklist. Door de melding kan de procedure of controle niet meer aan de aandacht ontsnappen.

6.  Meer mogelijkheden tot maatwerk

De mogelijkheden met digitale checklists zijn zo goed als eindeloos. Op ieder moment voeg je toe of verwijder je deze al naargelang de omstandigheden van dat specifieke moment. Een andere handige mogelijkheid is dat een ‘nee’ antwoord automatisch vervolgvragen annuleert.

De talloze ‘niet van toepassing’ antwoorden zijn hier dus niet langer aan de orde en het zorgt voor het efficiënt, snel en doeltreffend invullen zonder tijdverlies en zonder papierverspilling.

Updates door of in het systeem zijn ook onmiddellijk voor iedereen beschikbaar, wat het werken met verouderde documenten onmogelijk maakt. Met een app kun je je checklist bijwerken zonder dat je daarvoor echt een computer nodig hebt.

Ook op het gebied van flexibiliteit en gebruiksgemak scoren de digitale checklists een stuk hoger dan de papieren versies.

7. Verantwoordelijkheid uit handen geven

Omdat je bij een digitale checklist in het programma kunt zien wie de data invoerde, waar dat was en wanneer dat was, is de data betrouwbaarder. Zo kun je ervan uitgaan dat de data-invoer correct verliep en dat er niet na verloop van tijd gewoon even willekeurig een aantal formulieren werd ingevuld om er van af te zijn. Dus ook als je zelf niet in de winkel aanwezig bent en iemand van je medewerkers krijgt deze verantwoordelijkheid, kun je zo de controle behouden.

Conclusie

Kortom, digitaliseren van je papieren checklists heeft vooral tijdwinst, kostenbesparingen, betrouwbaarheid van data, en verminderen van foutgevoeligheid tot gevolg. Bovendien ben je als winkel duurzamer doordat je minder papier en inkt verspilt. Het helpt je om je medewerkers meer verantwoordelijkheid te geven en op afstand beter te monitoren of alle checks in orde zijn. En je kunt digitale checklists eenvoudiger op maat maken of personaliseren. Veel voordelen dus. Klaar om ook een verder stap in digitalisering te zetten?

Ook digitale checklists en taakmanagementsysteem aanbieden?

Wil je jouw winkelmedewerkers ook handige digitale checklists aanbieden of een digitaal taakmanagementsysteem? Met de taakmanagement-tool van BrandSentry weet iedereen waar hij aan toe is. Altijden overal. 

Probeer direct gratis uit voor jouw winkel! Het is heel gebruiksvriendelijk, je kunt direct aan de slag en hebt geen ingewikkeld installatieproces nodig.