Gevaarlijke producten moeten nog sneller uit de schappen

Gevaarlijke producten moeten nog sneller uit de schappen

Terugroepacties, ze komen regelmatig voor in de retail. Vaak omdat producten verboden en/of gevaarlijke stoffen bevatten die een risico vormen voor de gezondheid. Het is dan van het grootste belang dat deze producten direct uit het schap verwijderd worden en dat consumenten die het product al gekocht hebben geïnformeerd worden. Vervolgens moet er naar het hoofdkantoor gerapporteerd worden en moeten de producten terug naar het eigen distributiecentrum voor vernietiging of retourzending naar de fabrikant.

In theorie moet het product in alle winkels van de keten binnen een half uur uit de schappen zijn. In de praktijk duurt het vaak langer, soms tot wel een dag, voordat het hoofdkantoor de bevestiging terug heeft van alle filialen dat het product uit het schap is, de waarschuwingen in de winkel hangen en de retourzending geregeld is. Hoe komt dat?

Het is altijd hectisch op de winkelvloer. Het kan dus maar zo zijn dat het even duurt voor een email of WhatsApp bericht door de filiaalmanager of de dienstdoende assistent filiaalmanager gelezen wordt.

Zodra de (assistent) filiaalmanager het terugroepbericht gezien/gehoord heeft zet hij/zij medewerkers natuurlijk direct aan de slag om het betreffende product uit de schappen te halen, de waarschuwingsposters te printen, deze op te hangen in de winkel en de retourzending te regelen.

Een terugroepactie komt altijd onverwachts en moet even snel tussendoor. De medewerkers moeten hun gewone werk laten vallen. Dus zodra de klus geklaard is gaan zij snel weer verder zodat ze niet te veel achterlopen. Door alle hectiek wil de rapportage naar het hoofdkantoor nog wel eens op zich laten wachten. Men komt er dan vaak bij een volgende herinnering achter dat het schap allang leeg is maar men er nog niet aan toegekomen was om het te melden. Of de melding is wel gedaan maar in de stroom van e-mails, whatsapp berichten en/of telefoontjes op het hoofdkantoor over het hoofd gezien. Kortom, er is ruimte voor onduidelijkheid en misverstanden. Dat kan anders.

Binnen een half uur alles gegarandeerd uit de schappen en gerapporteerd, het kan echt!

Een terugroepactie bestaat altijd uit dezelfde stappen en leent zich daarom uitstekend voor geautomatiseerd taakmanagement.

In 5 simpele stappen is een terugroepactie binnen no-time uitgevoerd en is de rapportage geregeld.

  1. Via het BrandSentry taakmanagement platform wordt in één keer vanuit het hoofdkantoor een urgente melding uitgestuurd naar aangewezen personen in alle winkels.
  2. De verantwoordelijke perso(o)n(en) in de winkel ontvangen een push bericht in de BrandSentry app op hun winkel PDA en/of mobiele telefoon. Deze melding blijft zich herhalen tot deze gelezen is, er is geen ontkomen aan.
  3. Het bericht bevat de specifieke instructies voor deze terugroepactie.
  4. De verantwoordelijke persoon deelt de instructies met de medewerker(s). Zij accepteren de aan hen toegewezen terugroeptaken in de app op de winkel PDA of op hun eigen mobiele telefoon.
  5. Zodra ze de taak afgerond hebben maken ze direct in de app foto’s van het lege schap, de waarschuwingsposters en de klaarstaande retourzending.

Real-time overzicht

Vanuit het hoofdkantoor kan real-time in één overzicht worden bekeken welke winkels de taken hebben afgevinkt en of de gewenste foto’s van lege schappen en waarschuwingsposters zijn toegevoegd. Alleen de winkels waarvan de informatie ontbreekt hoeven nog worden nagebeld. Dit bespaart uren aan tijd en scheelt een hoop ergernis.

Meer weten over hoe geautomatiseerd taakmanagement meer rust, structuur en borging kan opleveren binnen jouw winkelketen? KLIK HIER